【納品書】と【請求書】の違いとは？例文付きで使い方や意味をわかりやすく解説

納品書と請求書の分かりやすい違い

納品書と請求書は、ともに商取引において重要な書類ですが、その目的と記載内容には違いがあります。

納品書は、商品の納入時に発行される書類で、納入した商品の品名、数量、納入日などを記載します。一方、請求書は、代金の請求時に発行される書類で、請求金額、支払期日、支払方法などを記載します。つまり、納品書が商品の受け渡しを証明する書類であるのに対し、請求書は代金の請求を明示する書類だと言えます。また、納品書は商品に添えて発行されるのに対し、請求書は商品の納入後に別途発行されるのが一般的です。

納品書と請求書は、商取引の異なる局面で使用される書類ですが、両者が揃うことで、取引の完了が確認されます。

納品書とは？

納品書とは、商品の納入時に発行される書類で、納入した商品の詳細を記録するものです。

納品書には、商品の品名、規格、数量、単価、金額などが記載されます。また、納入日、納入場所、納入者などの情報も記載されるのが一般的です。納品書は、売り手から買い手へ商品が確実に引き渡されたことを証明する重要な書類であり、買い手は納品書を確認することで、注文した商品が正しく納入されたかどうかを確認することができます。

納品書は、通常、商品に添えて発行されます。買い手は、納品書に受領印を押すことで、商品の受け取りを確認します。納品書は、商品の受け渡しに関する証拠書類としての役割を果たすため、一定期間、保管しておく必要があります。また、納品書は、請求書との照合に使用されることもあるため、請求書と併せて管理することが望ましいとされています。

納品書の例文

• (1) 納品書には、納入した商品の品名、数量、単価などが詳細に記載されている。
• (2) 納品書は、商品に添えて発行され、買い手に手渡される。
• (3) 買い手は、納品書を確認し、受領印を押すことで、商品の受け取りを確認する。
• (4) 納品書は、商品の受け渡しを証明する重要な書類として、一定期間保管される。
• (5) 納品書の記載内容と、実際に納入された商品に相違がないか確認する。
• (6) 納品書と請求書を照合することで、取引の正確性を検証することができる。

納品書の会話例

納品書はお手元に届いていますでしょうか？

はい、商品に添えられていた納品書を確認しました。記載内容に間違いはありません。

納品書の記載内容と、実際の商品に相違がないか、確認をお願いします。

納品書と商品を照合しました。品名、数量、規格など、すべて一致しています。

納品書は大切に保管してください。後日、請求書との照合に必要になる場合があります。

承知しました。納品書は、請求書と併せてファイリングしておきます。

請求書とは？

請求書とは、代金の請求時に発行される書類で、買い手に対して支払いを求める内容が記載されたものです。

請求書には、請求金額、請求日、支払期日、支払方法などが記載されます。また、請求の対象となる商品やサービスの内容、数量、単価なども明記されるのが一般的です。請求書は、売り手から買い手へ代金の支払いを求める重要な書類であり、買い手は請求書に基づいて代金を支払うことになります。請求書は、通常、商品の納入後に別途発行されます。買い手は、請求書の内容を確認し、請求金額や支払期日に間違いがないかを確認する必要があります。

請求書は、代金の請求に関する証拠書類としての役割を果たすため、支払いが完了した後も、一定期間、保管しておく必要があります。また、請求書は、経理上の処理や税務処理にも使用されるため、適切に管理することが求められます。

請求書の例文

• (1) 請求書には、請求金額、請求日、支払期日などが明記されている。
• (2) 請求書は、商品の納入後に、売り手から買い手へ別途発行される。
• (3) 買い手は、請求書の内容を確認し、請求金額や支払期日に誤りがないか確認する。
• (4) 請求書に基づいて、買い手は指定の方法で代金を支払う。
• (5) 請求書は、代金の支払いが完了した後も、一定期間保管される。
• (6) 請求書は、経理上の処理や税務処理にも使用される重要な書類である。

請求書の会話例

先日発行した請求書はお手元に届いていますでしょうか？

はい、請求書を受け取りました。請求金額と支払期日に間違いはありません。

請求書の内容をご確認いただき、ご不明な点がありましたらご連絡ください。

請求書の内容を確認しました。商品の内容、数量、単価など、すべて問題ありません。

請求書に基づいて、指定の口座へのお振込みをお願いいたします。

承知しました。支払期日までに、指定の口座へ請求金額をお振込みいたします。

納品書と請求書の違いまとめ

納品書と請求書は、ともに商取引において重要な書類ですが、その目的と記載内容は異なります。

納品書は、商品の納入時に発行され、納入した商品の品名、数量、納入日などを記載します。一方、請求書は、代金の請求時に発行され、請求金額、支払期日、支払方法などを記載します。納品書が商品の受け渡しを証明する書類であるのに対し、請求書は代金の請求を明示する書類という違いがあります。また、納品書は商品に添えて発行されるのに対し、請求書は商品の納入後に別途発行されるのが一般的です。

両者は、商取引の異なる局面で使用される書類ですが、取引の正確性や証拠性を担保する上で、ともに欠かせない存在だと言えるでしょう。